E-Mail-Flut und Hochsensibilität: Buch-Outtake Number 1

Was die E-Mail-Flut mit hochsensiblen Menschen machen kann, wie wir sie bewältigen können und warum es gut ist, dass ich in meinem Buch nur begrenzt Platz hatte –  darum geht es heute in meinem Blog mit einem unveröffentlichten Kapitel aus meinem Buch Zart im Nehmen. Das Thema: E-Mail-Flut und E-Mail-Management. Im zweiten Teil meines Buches berichten hochsensible Menschen zu vielen verschiedenen Themen aus ihrem Leben. Reimar Lüngen, Berufungscoach für hochsensible Menschen, schreibt darüber, welche Erfahrungen er in seiner Vergangenheit mit E-Mails gemacht hat. Eingebettet ist seine Geschichte in einen inhaltlichen Rahmen, den ich jeder hochsensiblen Geschichte im Buch gegeben habe …

Los geht’s mit dem Zart im Nehmen Outtake Number 1

E-Mail-Flut und andere Katastrophen

In der Wirtschaft ist das Thema heute längst kein unbekanntes mehr: Zu viele E-Mails gepaart mit einer falschen oder fehlenden Strategie im Umgang damit, lösen Stress aus. Ständige Unterbrechungen schwächen die Konzentration. Das ist nicht nur unproduktiv sondern auch höchst frustrierend. Vor allem für loyale Menschen, die leisten wollen und sich ihrer Arbeit verpflichtet fühlen – und genau diese Eigenschaften sind unter hochsensiblen Menschen weit verbreitet. Sich in Ruhe in Projekte und Prozesse vertiefen? In manchen beruflichen Zusammenhängen gibt es dazu kaum eine Chance mehr. Multi-Tasking ist ein Glücks- und Produktivitätskiller. Hochsensible Menschen erkennen solche Problemfelder in Wirtschaft und Gesellschaft schneller als andere – sie sind wie Seismographen. Eine ungesunde Entwicklung betrifft sie meist schon, bevor das Problem bei den restlichen 80 Prozent angekommen ist. Wo andere (noch) entspannt mit einem Phänomen umgehen, schrillen die Alarmglocken hochsensibler Menschen bereits in den höchsten Tönen.

Die Story

Die heute vielbeklagte E-Mail-Flut war für mich schon ein Thema, als ich vor Jahren im IT-Systemmanagement eines Konzerns arbeitete und gemeinsam mit einem Team dafür verantwortlich war, dass die Computersysteme in den unterschiedlichsten Ländern sauber liefen. Sobald es Unregelmäßigkeiten oder Fehler gab, meldeten sich entweder die Verantwortlichen direkt bei uns. Oder die Computer selbst fluteten unsere E-Mail-Accounts mit Kaskaden vorprogrammierter Alarm-Mails. Meine Arbeit bestand also auch daraus, auf solche Alarme vorbereitet zu sein. Darüber hinaus war es aber auch unsere Aufgabe, konzentriert Projekte zu planen oder Prozeduren zu programmieren. Ich staunte immer wieder, wie die Kollegen den Spagat schafften. Für mich vertrug sich die Alarmbereitschaft nicht mit der Konzentration auf die anderen Aufgaben. So habe ich schon damals zu spüren bekommen, was heute Alltag in den Unternehmen ist. Konzentrierte Arbeit an einem Thema war für mich kaum noch möglich. Nicht nur, dass ich nach jeder Unterbrechung eine Zeitlang brauchte, um gedanklich wieder an den Punkt zu kommen, an dem ich unterbrochen wurde. Meine Konzentration war vor lauter „Warten auf die nächste Unterbrechung“ bald so ausgefasert, dass es mir viel Mühe machte, überhaupt erst eine Aufgabe zu beginnen, für die es etwas mehr Konzentration brauchte. So wenig produktiv hatte ich mich noch nie erlebt!

Im Rückblick und mit dem heutigen Wissen um meine Hochsensibilität staune ich, wie lange ich diese ungeliebte Arbeit durchgehalten habe. Und noch mehr, wieviel ich parallel zu leisten vermochte. Denn ich hatte zu der Zeit auch nebenberuflich studiert. Und habe es geschafft! Das Geheimnis bestand vermutlich darin, dass ich mich den Studienunterlagen ungestört widmen konnte, ohne Angst, im nächsten Moment wieder gestört zu werden. Diese „Lernarbeit“ am Abend, dieses Sich-ungestört-konzentrieren-Dürfen, dieses Sich-mal-richtig-vertiefen-Können, scheint mich jedes Mal mental wieder so weit aufgebaut zu haben, dass ich den nächsten Tag in der Tretmühle wieder überstehen konnte. Einen Vorteil hatte die E-Mail allerdings damals schon: Ich konnte sie auch als Werkzeug der Entschleunigung nutzen. Wenn ein aufgeregter Systemmanager aus dem Ausland anrief, um einen Fehler zu melden, und ein Schwall von Begriffen und Abkürzungen auf mich einprasselte – auf Englisch buchstabiert und dazu noch mit nationalem Akzent – fiel es mir schwer, das zu verstehen. Wie gut, wenn ich dann sagen konnte: „Schick mir das einfach als Mail, ich kümmere mich drum.“ So konnte ich mich einen Moment lang innerlich darauf vorbereiten und meine Gedanken in relativer Ruhe ordnen. Das hat die Arbeit am Problem leichter gemacht.

Heute bin ich selbständig und bestimme selbst, wann ich in mein Postfach schaue. Anfängliche Bedenken, mir würden Aufträge durch die Lappen gehen, wenn ich nicht sofort auf die Anfragen antworte, habe ich – durchaus mühsam und mit anfangs sehr ungutem Gefühl – von mir geschoben. Heute weiß ich: Ein echter Interessent springt nicht ab, nur weil er nach fünf Minuten keine Antwort hat. Manche Entscheidungen (… schaffe ich es, diesen oder jenen Termin wahrzunehmen oder wird das zu viel?), die durch E-Mails an mich herangetragen werden, kann ich nicht nach dem ersten Lesen treffen. Solche E-Mails lasse ich bewusst ein, zwei Tage unbeantwortet, so dass die Entscheidung Zeit hat, in mir zu reifen. Diese Art von „Informationshygiene“ ist zwar nicht immer einfach, weil ich aufpassen muss, dass mir ältere Mails nicht durchrutschen. Dennoch bin ich heute aufgrund der Selbstbestimmtheit im E-Mail-Management um ein Vielfaches kreativer und leistungsfähiger als damals im Systemmanagement. Eine schöne Erfahrung! Reimar, 54

Die Analyse und ein paar Tipps

Wie können wir mit dem Kommunikationsfaktor E-Mail richtig und entspannt umgehen? Ein Ansatz, der Erfolg versprechen könnte, lautet so: Ersetze permanente Antwortbereitschaft durch Gelassenheit und Vertrauen. Das Ergebnis: Mehr Lebens-, Arbeits- und Ergebnisqualität. Was so einfach klingt, ist oft mit harter Arbeit an sich selbst verbunden. Denn vielen Hochsensiblen ist eine hohe Verbindlichkeit sehr wichtig und somit der Anspruch an das eigene Kommunikationsverhalten entsprechend hoch. Ein Patentrezept für den richtigen Umgang mit E-Mails gibt es nicht. Wichtig ist herauszufinden was genau uns davon abhält, konsequent an einer Sache zu arbeiten, wichtige Projekte in Gang zu bringen und umzusetzen sowie unsere Ziele klar vor Augen zu haben statt uns ständig ablenken zu lassen. Da dürfen Sie auf Forschungsreise in Ihrem Inneren gehen. Zusätzlich habe ich ein paar praktische Tipps aus meinem Alltag gesammelt, die ich mit Ihnen teilen möchte:

  • Schalten Sie akustische und optische Signale aus, die den Eingang einer E-Mail anzeigen oder schließen Sie Ihr E-Mail-Programm, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen.
  • Etablieren Sie feste Zeiten, in denen Sie E-Mails beantworten. Wenn Sie es in der vorgesehenen Zeit nicht schaffen, alle zu beantworten, dann machen Sie einfach in der nächsten E-Mail-Zeit weiter. Ausnahmen bestätigen die Regel.
  • Scannen Sie zuerst Ihre ungelesenen E-Mails durch. Prio-1-E-Mails beantworten Sie als erstes. Danach machen Sie mit der ältesten unbearbeiteten E-Mail weiter. Ich empfehle Ihnen, die zu bearbeitenden E-Mails schon beim Überfliegen der Absender und Betreffzeilen farblich zu markieren. So können Ihnen auch ältere E-Mails nicht durchrutschen.
  • Wenige sinnvolle Kategorien oder verschiedene E-Mail-Adressen für private, berufliche oder projektbezogene Kommunikation erleichtern den Überblick. Probieren Sie aus, mit welcher Variante Sie besser zurechtkommen.
  • Auch auf die Gefahr hin, dass ich jetzt Stirnrunzeln bei Ihnen verursache: Vertrauen Sie darauf, dass wichtige Themen Sie erreichen, selbst dann, wenn Ihnen ausnahmsweise mal eine wichtige E-Mail durchrutschen sollte. Wenn es Ihrem Gegenüber wichtig ist, Sie zu erreichen, dann wird er sich wieder melden. Oder Ihnen kommt die Sache wieder in den Sinn, so dass Sie in Ihrer E-Mail-Historie nachschauen und den Faden wieder aufnehmen können.
  • Machen Sie sich bewusst: Wenn Sie konzentriert an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeiten, dann ist das mindestens genauso wichtig, wie die vielen Informationen, Optionen und Aufgaben, die andere Menschen an Sie herantragen.

In diesem Sinne: Immer schön gelassen bleiben. Sonst verpassen wir die Schönheit, die Details und die Chancen, die in jeder einzelnen Aufgabe stecken. E-Mails laufen nicht weg und die meisten Ihrer Mitmenschen haben mindestens genauso viele Nachrichten in ihrem Postfach wie Sie selbst.

Viel Spaß beim Fokussieren
Kathrin Sohst

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